"Jika Anda tidak dapat menggambarkan apa yang Anda lakukan sebagai suatu proses, Anda tidak tahu apa yang Anda lakukan" – W. Edwards Deming (1900-1993)

Apa itu sistem bisnis?

Sistem bisnis adalah prosedur terdokumentasi yang menjelaskan bagaimana organisasi Anda beroperasi. Mereka adalah proses, biasanya menggabungkan tindakan yang diambil oleh orang-orang dan beberapa bentuk aplikasi otomatis, yang diselenggarakan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi serangkaian tujuan bisnis tertentu. Sistem semacam itu umumnya dapat berlangsung tanpa tindakan langsung pendiri / pemilik bisnis, lagi dan lagi, seefisien mungkin.

Contoh proses mungkin termasuk bagaimana staf Anda harus menjawab telepon, bagaimana mereka mengambil dan meneruskan pesan; prosedur untuk membesarkan, menyetujui, menempatkan dan menerima pesanan; proses untuk menghasilkan, memeriksa dan mengirim faktur klien, serta menerima pembayaran dan menindaklanjuti tagihan luar biasa, dll.

Terlepas dari ukuran atau jenis bisnis Anda, kemungkinan besar Anda sudah mengatur prosedur yang mencakup banyak fungsi dalam organisasi Anda, yang karyawan ikuti karena kebiasaan atau seperti yang diarahkan oleh supervisor / manajer mereka.

Sistem bisnis adalah panduan untuk bisnis Anda; "Pengetahuan" dari bisnis apa pun yang banyak pendiri bisnis / pemilik biasanya pegang di kepala mereka, dan belum mendapatkan kertas.

Mengapa mengimplementasikan sistem bisnis?

Ada banyak alasan dan banyak manfaat karena memiliki sistem yang mapan dan terdokumentasi dalam bisnis Anda, beberapa di antaranya termasuk yang berikut:

1. Mereka menyediakan kerangka kerja untuk operasi Anda dan struktur yang efektif untuk mendukung bisnis Anda.

2. Mereka meningkatkan konsistensi: produksi, pengiriman, layanan pelanggan, perawatan purna jual, dll.

3. Mereka meningkatkan hasil dan / atau produktivitas, karena Anda dan karyawan Anda tidak harus menciptakan kembali roda setiap kali.

4. Mereka menyediakan lingkungan kerja yang lebih baik bagi karyawan Anda, karena sistem yang efektif akan berkontribusi untuk memperjelas peran dan tanggung jawab serta menyediakan beberapa panduan bagi staf untuk merujuk.

5. Mereka memastikan kepatuhan dengan undang-undang, peraturan keselamatan atau persyaratan hukum lainnya khusus untuk jenis operasi bisnis Anda.

6. Mereka memberi bisnis Anda kemampuan untuk memperluas dan mereka memfasilitasi pertumbuhan bisnis, karena mereka akan membuat bisnis Anda lebih menarik bagi investor atau pembeli potensial.

Sistem apa yang terbaik?

Meskipun ada kesamaan di banyak fungsi, seperti Akun, Sumber Daya Manusia, Penjualan, Toko, Logistik dll, sayangnya tidak ada yang sempurna, satu ukuran cocok untuk semua sistem yang berfungsi untuk semua perusahaan. Sistem apa pun perlu mengintegrasikan tujuan bisnis perusahaan, orang-orangnya dan cara menyediakan produk atau layanannya.

Penting untuk memiliki sistem yang dirancang dengan baik, disesuaikan dengan jenis operasi Anda, dan dipikirkan oleh orang-orang di semua tingkatan dalam organisasi.

Sistem semacam itu akan lebih mungkin diikuti oleh semua karyawan, karena mereka telah terlibat dalam desainnya, dan mereka memahami nilai yang memiliki sistem di tempat membawa kualitas pekerjaan mereka dan layanan yang mereka berikan kepada pelanggan.

Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa memiliki orang-orang hebat yang bekerja dengan sistem yang dirancang dengan buruk – atau tidak ada sistem – cenderung mengarah pada bisnis yang berkinerja buruk. Di sisi lain, sistem yang bagus tanpa orang-orang yang baik juga tidak akan berhasil, maka manfaat tambahan melibatkan karyawan dalam merancang sistem, atau hanya dalam mendokumentasikan proses yang mereka ikuti.

Sama halnya, karyawan yang telah dilatih dalam sistem bisnis Anda juga harus merasa cukup berdaya sehingga mereka tidak merasa mereka hanya harus mengikuti skrip tertentu tanpa menggunakan kepala mereka.

Untuk alasan ini, penting untuk mendorong umpan balik tidak hanya dari pelanggan Anda, tetapi juga dari karyawan Anda dan menggunakan komentar tersebut untuk ditinjau dan untuk terus meningkatkan dan mengembangkan sistem bisnis Anda.