[ad_1]

Setiap organisasi membutuhkan manajemen arsip dan program manajemen arsip. Setelah membuat program manajemen arsip dan menunjuk petugas manajemen arsip, jadwal retensi / kontrol harus dikembangkan. Karena kebutuhan untuk pengarsipan dan pengembangan sistem menjadi jelas, strategi dua belas langkah berikut ini direkomendasikan.

  1. Bersihkan File Tidak Aktif – Hapus catatan tidak aktif dan duplikat dari sistem pengarsipan aktif Anda untuk meningkatkan waktu retrieval dan akses. Sebagai tambahan untuk meningkatkan waktu respons, sistem pengarsipan aktif Anda akan membutuhkan lebih sedikit ruang lantai. Jangan membuang catatan tidak aktif pada saat ini.

  2. Catatan Inventaris – Melakukan inventarisasi catatan menyeluruh. Inventarisasi catatan Anda sama pentingnya dengan organisasi Anda karena bagian inventaris adalah Bagian Manajer. Inventaris catatan akan membantu Anda mengevaluasi standar pelabelan, aliran informasi, dan akan diperlukan jika Anda berencana mengubah file ke sistem file tab sisi atau Perangkat Lunak Manajemen Arsip.

  3. Konversikan ke Sistem Folder Sisi-Tab – Lemari laci tradisional tidak efisien ruang dan memperlambat pengambilan file dan proses pengisian ulang. Sistem pengarsipan sisi-tab berbasis-rak membutuhkan lebih sedikit ruang lantai dan pengambilan catatan yang lebih cepat. Lakukan penelitian untuk melihat apakah konversi ke sistem pengarsipan sisi-tab berbasis rak adalah biaya yang dapat dibenarkan untuk organisasi Anda. Pertimbangan yang serius harus diberikan pada perencanaan yang matang, pembenaran biaya, dan penerapan sistem pengarsipan yang sesuai untuk aplikasi yang dibutuhkan.

  4. Evaluasi Standar Pelabelan Saat Ini – Evaluasi sistem pelabelan file Anda saat ini untuk menentukan apakah perubahan perlu dilakukan untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi pengarsipan. Sebagai contoh, label tahun berkode warna sederhana dapat mengubah proyek yang melelahkan dari membersihkan catatan tidak aktif menjadi tugas yang sederhana. Survei staf Anda dan pengguna untuk pendapat mereka tentang metode pelabelan yang akan membuat mengakses file lebih cepat dan lebih mudah.

  5. Pilih folder yang benar – Ada banyak jenis folder yang dapat dipilih berdasarkan aktivitas, jumlah dokumen, dan catatan waktu yang panjang akan disimpan dalam status aktif.

  6. Gunakan Indeks atau Partisi– Menggunakan folder dengan indeks dan partisi akan mengatur dan menstandarisasi dokumen dalam file. Informasi yang terorganisir memberikan akses yang lebih cepat ke dokumen yang diinginkan dan untuk membantu menjaga integritas file.

  7. Berinvestasi dalam Sistem Pelabelan Sesuai Permintaan – Pelabelan On-Demand adalah cara yang ekonomis untuk meningkatkan sistem pengarsipan Anda. Perangkat lunak pelabelan On-Demand memungkinkan Anda mencetak label satu bagian dari ink jet atau printer laser. Label biasanya 7 "hingga 8" panjang dan dapat dicetak dengan jenis atau gaya label berkode warna, informasi nama dan alamat, dan label barcode. Pelabelan On-Demand meniadakan pembungkusan-tangan individual label-kode warna dan tugas-tugas tambahan untuk mengetikkan label nama file. Pelabelan On-Demand dapat menghasilkan label alfanumerik, tab atas dan label tab samping, dan gaya label yang berbeda untuk departemen yang berbeda di dalam organisasi Anda.

  8. Membakukan – Standarisasi sistem pengarsipan harus menjadi tujuan utama. Standarisasi peralatan, persediaan, perangkat lunak, prosedur, dan kebijakan menghasilkan skala ekonomi dan keseragaman di seluruh organisasi.

  9. Terapkan Proses – Menerapkan proses yang sesuai, teknologi, peralatan, dan persediaan untuk setiap aplikasi sistem pengarsipan. Konversi ke rak file rak-terbuka, menerapkan pengkodean warna dan pengkodean bar, mengimplementasikan pengindeksan file, pelacakan file, dan jadwal retensi arsip menghasilkan sistem yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi lain di dalam organisasi.

  10. Menerapkan Perangkat Lunak Manajemen Arsip – Berbagai paket perangkat lunak manajemen catatan kualitas ada untuk digunakan dalam menambah program, sistem, dan fungsi manajemen arsip. Program-program ini dapat mempersiapkan dan memelihara catatan retensi / mengontrol jadwal, melacak file dan kotak di kantor ke dalam penyimpanan, dan membantu mengelola retensi catatan.

  11. Kembangkan Manual Manajemen Catatan – Setiap organisasi membutuhkan manual manajemen arsip. Panduan ini harus menjadi panduan referensi untuk organisasi Anda dan alat pelatihan untuk personel baru. Manual harus memberikan penjelasan tentang setiap sistem pengarsipan di organisasi Anda termasuk prosedur pengarsipan yang terperinci. Bangun bagian tentang pertanyaan yang sering diajukan yang dapat dengan mudah dikembangkan dari pertanyaan yang diajukan oleh anggota atau organisasi Anda. Mempertimbangkan untuk memuji manual Anda dengan video untuk mempermudah belajar.

  12. Laporkan Tabungan / Prestasi – Siapkan laporan tahunan (setidaknya) merinci tabungan. Laporan penghematan harus mencakup ruang penyimpanan detail, penghematan personil karena mengkonversi ke sistem file yang menyediakan akses yang lebih efisien.

[ad_2]